Un tempo erano semplici sostituti del registratore di cassa. Strumenti studiati per agevolare l’emissione dello scontrino, evitando errori e code al momento del pagamento. Negli ultimi anni i software gestionali per bar si sono arricchiti di nuove funzioni in grado di garantire, nelle versioni più avanzate, un controllo a 360° delle attività del locale e una maggiore efficienza, dalla presa della comanda alla gestione del magazzino e della produzione.
Un’evoluzione favorita dalla diffusione di Internet e dei dispositivi mobili come tablet e smartphone e non ancora conclusa: proprio le potenzialità offerte dalla rete rappresentano la nuova frontiera, con lo sviluppo di nuovi servizi focalizzati sul consumatore, dall’organizzazione di campagne di marketing alla possibilità per il cliente di ordinare e pagare il conto dal proprio telefono.
Ma andiamo con ordine. La funzione basilare di un gestionale resta quella di facilitare la produzione del conto. Oggi i sistemi consentono di farlo in modo facile e veloce, generando conti semplici, anche “alla romana”, con fattura, ricevuta o scontrino, con diverse modalità di pagamento (contanti, carta di credito, ticket restaurant), tenendo conto di sconti e maggiorazioni. Così come gestiscono tutte le operazioni relative ai conti emessi (fatturazione e incasso dei sospesi, fatture riepilogative, su scontrino, fatturazione dei buoni pasto) e la parte fiscale in capo all’esercente, in primo luogo la tenuta del registro dei corrispettivi.
Analisi dell’attività
«Soprattutto consentono di effettuare analisi dettagliate di tali dati - spiega Rudy Ricci, direttore soluzioni horeca di Passepartout, azienda di San Marino che sviluppa software gestionali per i settori dell’ospitalità e della vendita al dettaglio -. Alla chiusura della cassa il gestore infatti può avere il riepilogo del venduto e dell’incasso con diversi livelli di approfondimento e stampare report suddivisi, ad esempio per prodotti, sala, tipologia di pagamento, orari».
Ma è tutta l’attività del locale che può giovarsi dell’uso di un buon gestionale. Integrandosi con dispositivi mobili per la presa della comanda, rendono il servizio più snello: l’ordinazione raccolta dal personale in sala è indirizzata direttamente al banco o alla cucina (se presente), evitando errori, come perdita o ritardi dell’ordinazione, riducendo i tempi di attesa e migliorando la rotazione dei tavoli.
«La novità è che i gestionali ora possono interagire per tali operazioni anche con tablet o con smartphone, in pratica con il telefono del cameriere - commenta Ricci -. Soluzione quest’ultima che permette di risparmiare sull’acquisto di palmari professionali (più performanti ma più costosi), molto apprezzata da locali che hanno bisogno di più personale in determinati giorni».
Anche in questo caso al gestore è assicurato il controllo totale dell’attività dei collaboratori. Le operazioni sono infatti registrate sul sistema con data, ora e nome di chi le ha eseguite, così da consentire d’individuare responsabilità in caso di errore, o di riconoscere eventuali margini sui tavoli serviti, per chi ha personale che lavora a provvigione, con la possibilità di effettuare statistiche e report per monitorare la produttività dei singoli dipendenti.
Tutti i prodotti del bar possono essere inoltre organizzati all’interno di menu, suddividendoli in categorie e sottocategorie alle quali si possono associare numerose variabili, ad esempio vendita a prezzo fisso, a quantità, con il calcolo automatico del prezzo. Alcuni software contengono anche strumenti per la riproduzione grafica della sala (o più sale), in modo da monitorare lo stato dei tavoli (prenotati, liberi, occupati, con comanda inviata o meno, conto emesso o da emettere) così da ottimizzare il lavoro dello staff.
L’integrazione di moduli per la gestione del magazzino permette poi di gestire in modo accurato lo scarico di tutti i prodotti, impostando per ognuno la quantità minima e massima di riassortimento, i fornitori abituali e relativi prezzi. Alcuni sistemi, in base all’indicazione delle dosi necessarie per ogni pietanza, possono fornire anche il calcolo del fabbisogno per la produzione.
Rapporti coi clienti
Un contributo importante è offerto anche nella gestione del rapporto coi clienti. «Se in un primo tempo, grazie a moduli capaci di sfruttare le potenzialità del web, ciò si è concretizzato nella possibilità di effettuare prenotazioni on line attraverso il sito del locale, oggi si può fare di più - prosegue Ricci -. I programmi più avanzati permettono di registrare in una scheda anagrafica le preferenze del consumatore, di assegnargli listini specifici, sconti e modalità di pagamento personalizzate e di gestire un numero illimitato di promozioni, fino all’invio di sms e mail per informarlo sulle iniziative del locale».
Un percorso che prevede un’intensa interazione con i dispositivi mobili del cliente. «Lo sforzo delle software house è concentrato sullo sviluppo di app che consentano di trasferire sullo smartphone del consumatore alcune funzioni del gestionale - conclude Ricci -. Da un lato per permettere al gestore di raggiungerlo con promozioni più mirate, dall’altro per offrire al cliente nuovi servizi, come visionare menu e bevande, effettuare ordini in autonomia, chiamare il cameriere, pagare il conto».
