I consigli del nostro esperto per archiviare tutta la documentazione dell’anno che occorre tenere ai fini civilistici e fiscali in modo ordinato. Sprecando meno tempo possibile e, soprattutto, in modo da trovare ciò che serve
La legge non impone un modo d’organizzazione degli archivi, se non la conservazione “ordinata”. Per una migliore organizzazione e una corretta gestione degli archivi annuali cartacei (quelli che raccolgono i documenti del singolo anno fiscale) è utile seguire alcune semplici regole, che elenchiamo di seguito.
In generale, è sempre opportuno inserire i documenti in ordine inverso, ovvero con i più recenti in alto.
Le regole
1. Fatture di acquisto di merci o servizi per la produzione o la rivendita.
2. Altre fatture passive.
Questi due archivi, che possono anche essere riuniti in uno solo, devono contenere le fatture ricevute in ordine alfabetico di fornitore. Non consigliamo l’archiviazione in ordine di numero di protocollo Iva, perché complica l’eventuale ricerca di documenti.
Se serve consultare l’elenco numerico, è sempre possibile farlo sui libri Iva.
Alle fatture possono essere allegati i documenti che attestano l’avvenuta consegna (documenti di trasporto) e l’avvenuto pagamento (ricevute bancarie, ricevute di pagamento, lettere di trasmissione di assegni, disposizione dei bonifici, ecc.), se non vengono conservati a parte. Allegare i documenti permette di avere un fascicolo unico con tutta la documentazione riguardante l’operazione, senza essere costretti a cercare in più parti.
Le bollette doganali possono essere conservate autonomamente oppure unitamente al fascicolo dell’operazione, insieme alla fattura del fornitore.
3. Compensi assoggettati a ritenuta. Vanno raccolte, in ordine alfabetico, le fatture (con relativi giustificativi) e le ricevute assoggettate a ritenuta: compensi a lavoratori autonomi ed agenti (per questi ultimi, meglio tenere un apposito archivio pluriennale) e qualsiasi altro importo assoggettato a ritenuta, e la relativa corrispondenza.
A parte vanno raccolte le ricevute di versamento delle ritenute, con gli allegati di memoria redatti mese per mese con l’indicazione dell’imponibile e della ritenuta per ogni persona e il totale mensile. I documenti relativi devono essere conservati fino a 10 anni dopo la cessazione del rapporto.
4. Banche e c/c postale. Suddivisi per banche (e tale va anche considerata, in questo caso, la Posta) in ordine di data e intercalati dai relativi estratti conti.
5. Fatture e corrispondenza clienti. Le fatture clienti in ordine alfabetico di cliente con i relativi ordini, copia dei documenti di trasporto, giustificativi di incasso e corrispondenza relativa. Alcune aziende tengono un ulteriore archivio di sole fatture in ordine numerico, altre conservano i vari documenti (ordini, documenti di trasporto, fatture, incassi) in distinti archivi.
6. Documenti di trasporto emessi. Agli eventuali documenti con causali diverse dalla vendita e dalla cessione andrà riunita l’eventuale documentazione di ritorno dei beni o annotazioni in merito al reperimento in archivio della stessa o all’effettuata fatturazione se non ricevuti in restituzione.
CHECK LIST
Registri obbligatori
■ Fatture d’acquisto di merci o servizi per la produzione o la rivendita.
Si può tenere insieme all’archivio “altre fatture passive”, oppure fare due faldoni diversi.
■ Compensi assoggettati a ritenuta. Per gli agenti, si può tenere un archivio pluriennale a parte.
■ Banche (e conto corrente postale, se è presente).
■ Fatture e corrispondenza clienti.
■ Documenti di trasporto emessi.
Registri facoltativi
■ Corrispondenza: si possono radunare in un archivio le lettere spedite e ricevute, i telegrammi, le e-mail e la corrispondenza che non ha un proprio archivio specifico. Meglio definire un criterio: per nome, per data, per argomento ecc.
■ Altri documenti: è un archivio per radunare tutti i documenti non previsti in altre voci: bollati, francobolli, imposte varie ecc.
