I pubblici esercizi non sono soggetti all'obbligo di emissione della fattura, ma emettono il documento commerciale con trasmissione telematica dei dati all’Agenzia delle entrate. Se però il cliente la richiede sono obbligati a emettere la fattura elettronica in sostituzione o in affiancamento al documento commerciale.
Sono tre i motivi che spingono un cliente a chiedere la fattura:
- perché vuole avere la possibilità di detrarre l’Iva, infatti, per usufruire della detrazione, il cliente deve essere in possesso della fattura elettronica con Iva esposta e il documento commerciale da solo non basta
- perché acquista beni oggetto dell'attività propria ed è obbligato a richiederla
- per giustificare e documentare il costo.
Nei primi due casi non vi sono alternative e la fattura deve essere emessa.
Nel terzo caso, invece, si può optare per una modalità di più semplice applicazione: indicare sul documento commerciale, se richiesto non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, il codice fiscale o la partita Iva del cliente. Tale documento non avrà valore ai fini della detrazione Iva ma costituirà documento idoneo ai fini contabili e delle imposte dirette e anche per gli oneri personali detraibili in dichiarazione dei redditi (per esempio per quelli emessi dalle farmacie).
Il documento commerciale
Il «documento commerciale» contiene i seguenti dati:
a. data, ora di emissione e numero progressivo;
b. ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome e numero di partita iva dell’emittente;
c. ubicazione dell’esercizio;
d. descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi;
e. totale del corrispettivo complessivo e di quello pagato;
f. se richiesto, codice fiscale o partita iva del cliente, per un suo utilizzo documentale ai fini contabili e delle imposte dirette.
g. se richiesto, il codice lotteria per la partecipazione alla lotteria nazionale degli scontrini.
Il documento commerciale viene emesso dal registratore telematico, strumento con il quale è possibile l’emissione e la gestione dei corrispettivi elettronici.
Il registratore telematico lavora in tre fasi:
- emette il documento commerciale cartaceo da consegnare al cliente.
- memorizza giornalmente i corrispettivi in una memoria che non consente la modifica dei dati memorizzati.
- trasmette i dati al sistema dell’Agenzia delle entrate, entro 12 giorni dalla data del corrispettivo, in formato Xml, secondo le specifiche tecniche ed il tracciato previsto. Gli obblighi di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri possono essere effettuati mediante sistemi di incasso che utilizzino mezzi di pagamento elettronico, quali carte di credito o di debito.
L’invio deve essere effettuato anche per le giornate di chiusura o senza corrispettivi indicando l’importo pari a zero; per questi dati a zero non vale il termine di 12 giorni (che potrebbero essere insufficienti, per esempio, per le ferie estive) e devono essere inviati unitamente alla prima trasmissione successiva o nell’ultima trasmissione utile. Tutti i giorni dell’anno devono quindi essere presenti.
Il documento commerciale deve essere emesso anche se le prestazioni non sono state ancora pagate, indicandovi tale situazione; al momento dell’incasso andrà emesso un ulteriore documento commerciale o, se richiesta, la fattura. L’esercente dovrà versare la relativa Iva solo con l’emissione del documento commerciale di incasso o con l’emissione di fattura.
Se la fattura viene emessa prima dell’incasso del corrispettivo o in sostituzione del documento commerciale, nessun altro adempimento dovrà essere effettuato e l’Iva relativa dovrà essere versata con riferimento alla data di emissione, anche se non pagata.
| Tipo documento | Incasso | Rilevanza ai fini Iva |
| Documento commerciale | Sì | Sì |
| No | No | |
| Fattura | Sì o No (non rileva l’incasso) | Sì (dalla data di emissione) |
Fattura elettronica
La fattura elettronica deve essere redatta in “formato elettronico”, rispettando gli specifici requisiti tecnici e l’emissione nel formato Xml (eXtensible Markup Language).
La firma digitale è consigliata anche se non prevista obbligatoriamente a differenza delle fatture verso le pubbliche amministrazioni.
Emissione e invio
Le fatture devono essere inviate entro 12 giorni dal giorno di effettuazione dell’operazione considerando anche i giorni festivi per i quali non c'è rinvio.
Le fatture non devono essere inviate direttamente al destinatario ma attraverso il Sistema di Interscambio (Sdi), gestito dall’Agenzia delle entrate, che:
- le riceve e ne valida il contenuto, effettuando verifiche sui dati trasmessi;
- le invia ai destinatari tramite il codice destinatario indicato o alla casella Pec indicata in fattura;
- notifica l’esito all’emittente, inviando le relative ricevute.
L’eventuale copia cartacea o pdf della fattura elettronica, denominata “copia di cortesia”, ha valore solo come promemoria.
Contenuto della fattura elettronica
Nell'ipotesi di cliente italiano e del settore pubblici esercizi, in fattura, emessa col formato Xml, devono essere indicati i seguenti dati obbligatori:
- tipo documento con il codice TD01 o gli altri eventualmente previsti
- ditta, denominazione o ragione sociale o cognome e nome, nonché domicilio o residenza delle due parti.
- gli ulteriori dati dell’emittente previsti dal codice civile per la corrispondenza:
a) per gli imprenditori individuali, il registro delle imprese in cui è iscritto;
b) per le società, il registro delle imprese in cui sono iscritte; e, per le società di capitale, l’ammontare del capitale con indicazione della parte effettivamente versata, come risultante dall’ultimo bilancio; - partita Iva e codice fiscale dell’emittente
- numero progressivo che la identifichi in modo univoco
- data di effettuazione dell’operazione
- partita iva del ricevente o, in mancanza di possesso della partita Iva, codice fiscale, se soggetto nazionale
- descrizione analitica (natura qualità e quantità) dei beni ceduti o dei servizi prestati
- esigibilità Iva:
I Iva ad esigibilità immediata
D Iva ad esigibilità differita
S Scissione dei pagamenti (split payment) - aliquota ed imposta con arrotondamento al centesimo (per difetto fino a 0,49 centesimi, per eccesso da 0,50)
- eventuali importi non imponibili, esenti, non soggetti o fuori campo, con indicazione della norma che li indica come tali e dello specifico codice natura
- estremi del protocollo di ricezione della dichiarazione di intento da parte dell’Agenzia delle entrate per i clienti che chiedano di fatturare senza Iva perché effettuano operazioni non imponibili (cosiddetti acquisti con plafond)
- in caso di fattura differita, codice TD 24 (anziché TD01) e stremi dei documenti di trasporto o documenti commerciali che legittimano il differimento (numero e data)
- per permettere l’inoltro è necessario il codice destinatario indicato dal cliente o l’indirizzo della Pec tramite i quali l’Agenzia delle entrate può indirizzare la fattura. Se il cliente non ha indicato tali elementi, si inseriscono: sette zeri.
Fattura differita a seguito documento commerciale
Per le cessioni di beni o prestazioni di servizi effettuate nello stesso mese solare e nei confronti del medesimo soggetto la fattura può essere inviata entro il giorno 15 del mese successivo (fattura differita)
Nelle fatture elettroniche differite emesse dopo l’emissione del documento commerciale, telematico o cartaceo, devono essere riportati numero e data dello scontrino telematico o dell’eventuale documento di trasporto.
Agli effetti della liquidazione dell’imposta la fattura differita ha effetto, nel mese di effettuazione dell’operazione, anche se emessa nel mese successivo.
La data della fattura differita può contenere:
- a scelta: la data di fine mese, la data dell'ultima operazione o la data di almeno una delle operazioni;
- un giorno qualsiasi tra la data dell’ultima consegna e il 15 del mese successivo se la data di predisposizione è contestuale a quella di invio allo SdI.
In ogni caso la fattura deve essere inviata allo SdI entro il 15 del mese successivo.
Se i documenti commerciali non sono stati ancora incassati, la fattura può riepilogare prestazioni anche di parecchi mesi precedenti ed è considerata una fattura anticipata e non una fattura differita e deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio entro i 12 giorni successivi alla data indicata in fattura che non può essere superiore alla data dell’incasso.
Operazioni non soggette a obblighi di documentazione fiscale
Nel nostro settore non è obbligatorio emettere nessun documento fiscale ufficiale per le seguenti operazioni:
- cessioni di tabacchi, valori postali e altri beni commercializzati esclusivamente dal Monopolio di stato;
- cessioni di quotidiani, periodici, supporti integrativi e libri;
- cessioni e prestazioni effettuate mediante apparecchi automatici, funzionanti a gettone o a moneta;
- prestazioni rese mediante apparecchi da trattenimento o divertimento installati in luoghi pubblici o locali aperti al pubblico;
- operazioni relative ai concorsi pronostici e alle scommesse soggetti all'imposta unica e quelle relative ai concorsi pronostici riservati allo stato, compresa la raccolta delle giocate;
- somministrazioni di alimenti e bevande in mense aziendali, scolastiche e universitarie;
- somministrazioni di alimenti e bevande effettuate in forma itinerante negli stadi, stazioni ferroviarie e simili, nei cinema, teatri e altri luoghi pubblici e in occasione di manifestazioni.
Per le operazioni non soggette a obblighi di documentazione fiscale si può emettere, a richiesta, una normale ricevuta su carta bianca con indicati i dati dell’emittente (anche con carta intestata o un timbro) e del cliente, la natura, qualità e quantità dei beni/servizi oggetto dell'operazione con data e firma dell’emittente.
In alternativa, si può utilizzare l’ordine di acquisto, consegnato dal cliente su propria carta intestata, contenente natura, qualità e quantità dei beni o servizi oggetto dell'operazione, su cui vanno apposti i dati del venditore (anche con un timbro), l'indicazione “per ricevuta dell'importo di euro ...... per la fornitura dei su indicati beni/servizi”, data e firma.
